Alberto de Vega y Eduardo de la Fuente. BSI de Telefónica

Sintetizar es clave a la hora de realizar una presentación ya que una ingente cantidad de diapositivas no sustituyen a la calidad...

“El 99% de las presentaciones son una mierda,” sentencia Guy Kawasaki en el prólogo del libro “Presentation Zen,” de Garr Reynolds.

Una exitosa y dilatada carrera refrenda la opinión de Kawasaki: evangelista en Apple, "casi director” de Yahoo, emprendedor y VC (inversor de capital riesgo). Es en su role como VC que escucha los discursos de cientos de emprendedores promocionando sus start-ups; emprendedores que solicitan centenares de miles hasta, en ocasiones, millones de dólares. Sin embargo, la impresión que dejan en Guy, en su gran mayoría, es un olor pestilente…

La realidad es que creamos presentaciones con diapositivas todos los días: informes económicos, resultados de consultorías, análisis de mercado, ¡planes de batalla!, etc. Pero, ¿realmente estamos haciendo Presentaciones –si, con mayúscula– en estos casos o estamos tal vez usando PowerPoint, Keynote y demás “slideware” para cosas para las que no fueron concebidos?

Bien, está claro que el primer paso es entender qué es una Presentación, término que no tenemos que confundir con un fichero informático –PowerPoint, KeyNote, etc.– ni con una pila de diapositivas –si, de esas con las que los familiares, amigos y antiguos profesores solían torturarnos sin piedad. Una Presentación es una exposición en vivo de un tema que hemos preparado previamente. Una Presentación es una forma de comunicación donde lo más importante es el mensaje que transmitimos a nuestra audiencia, una audiencia con la que nos hemos familiarizado y hacia la que hemos orientado nuestro discurso.

Ahora, haz una pausa y piensa si las diapositivas que preparas habitualmente, están pensadas para hacer una Presentación.

¿Ya lo has pensado? Está claro que en más ocasiones de las que nos atreveríamos a confesar empleamos diapositivas para crear documentos, en vez de utilizar un procesador de textos. Para estos casos, se ha acuñado el término “docupoint”. Sin embargo, el problema no es tanto el docupoint que enviamos, sino que cuando vamos a presentar ante un cliente ¡le leemos el docupoint mientras se lo mostramos en una pantalla! ¿Es que nuestros clientes no saben leer? ¿No podemos enviarles el docupoint y luego hacerles una Presentación? ¿Cuántas veces has visto bostezos entre tu público?¿Alguna vez se te han quedado dormidos? … confiesa.

Seguramente, ahora estarás pensando que el problema es que no sabes hacer diapositivas bonitas o que no sabes de dónde sacar fotos en alta resolución para pegar en tus presentaciones. Pues bien, estás totalmente equivocado.

Una Presentación, la exposición de un tema ante una audiencia, tiene que empezar a elaborarse lejos del ordenador. Tenemos la mala costumbre de lanzarnos de cabeza a nuestro software de diseño de presentaciones sin parar a organizar las ideas que bullen en nuestra cabeza. ¿Sabes lo que vas a decir? ¿Tienes alguna idea sobre lo que quieres que tu audiencia recuerde al día siguiente de tu presentación?

Hay dos cosas que tenemos que tener claras antes de empuñar el ratón: el mensaje y la historia. El mensaje es eso que queremos que recuerden tras nuestra presentación, es nuestra declaración de intenciones, es con lo que empezaremos nuestra exposición para que todo el mundo tenga claro a qué hemos venido. En definitiva, es tu slogan publicitario, tu discurso en una línea.

Y una vez que tienes el mensaje, es el momento de crear la historia que desarrollará ese mensaje. Porque no nos engañemos: una presentación debe ser una historia. A los seres humanos nos gusta contar y que nos cuenten historias, lo llevamos en los genes. Tu presentación no puede ser una colección de características de tu producto, o de diapositivas inconexas: deben tener una introducción, un nudo y un desenlace. O dicho de otra forma: un contexto, un problema y una solución, con sus beneficios para la audiencia.

Llegados a este punto, normalmente la gente se pregunta cómo inventarse un mensaje y una historia, porque no parece una tarea fácil cuando lo que tenemos que exponer versa sobre un producto software o se trata de una presentación de empresa. Pues bien, no hay nada como pensar en cómo se lo contarías a otras personas: a tus padres, a tu mujer, a tus hijos, a un neófito en la materia, a una persona con limitaciones físicas (daltonismo, falta de movilidad, etc). No tengas miedo de compartir tus ideas con otros compañeros, pueden darte un feedback tremendamente útil. Incluso monta sesiones de brainstorming con ellos: varias cabezas juntas pueden tener ideas mejores que una sola. Y no olvides tener siempre en tu mente la imagen de tu audiencia: sus inquietudes, sus necesidades, sus deseos.

Y ahora que tienes tu mensaje y tu historia, ya eres capaz de presentar tu idea, independientemente de si luego vas a usar diapositivas, una pizarra o una servilleta como soporte visual, incluso si no vas a emplear soporte físico alguno, ten siempre claros los puntos clave de tu mensaje. Ésto es lo más importante para preparar una presentación: la preparación. Se dice que hacer bien este proceso, junto con la practica, supone un 80% del éxito de una Presentación.

¿Por qué? Porque hemos pensado. Hemos mirado el tema de nuestra presentación desde diferentes puntos de vista para conseguir encontrar el mensaje y la historia que vamos a contar. Y eso significa que durante este proceso, nos habrán surgido muchas preguntas u otras personas nos las habrán hecho y eso es un ensayo magnífico para lo que puede pasar el día que expongamos el tema en público. Y, ¿cómo crees que quedarás mejor? ¿Con unas cuantas diapositivas estupendamente diseñadas o siendo capaz de contestar a todas las dudas del público?

align=justify>Bien, tras la preparación, es el momento de decidir si queremos exponer la presentación utilizando diapositivas como soporte. Sí, has oído bien: las diapositivas son un mero soporte que tiene que reforzar tu discurso, porque la gente ha venido a verte a ti, tú eres la estrella. Si no fuese así, te habrían pedido un documento o un fichero de presentación por correo electrónico.

Gracias a la fase de preparación, no importa si el día que te toque exponer se avería el proyector o se corrompe el fichero con tus diapositivas: la presentación eres tú.

Pero estábamos hablando de hacer diapositivas. No nos precipitemos, lo primero de todo es organizarse, así que coge papel o postits o una gran pizarra y dibuja el storyboard de tu presentación. Piensa qué quieres contar en cada diapositiva, estructurando el flujo de la presentación en torno a la historia que antes decidiste contar. Basta con apuntar una palabra o hacer un dibujo esquemático en cada diapositiva, ya habrá tiempo luego de refinar el diseño. Recoloca las diapositivas, añade, quita, etc hasta que veas que la presentación fluye bien engrasada, que se desliza con suavidad a satisfacer las necesidades de tu audiencia…y, cuando hayas conseguido eso, estarás preparado para encender tu ordenador y empezar a hacer diapositivas.

Hemos dedicado este artículo a hacer hincapié en algo que olvidamos muy a menudo a la hora de hacer nuestras presentaciones: la preparación. Seguro que tu audiencia se fija en lo bonitas que te han quedado las diapositivas o lo bien que has escogido las imágenes para ilustrarlas, pero lo importante, como en el caso del motor de un coche, es lo que no se ve: todo el trabajo que has hecho para que la exposición atrape a la audiencia y les deje con ganas de escuchar más; que se interesen por el tema de tu exposición y deseen que vuelvas otro día a explicarles a fondo el tema. Y si está bien preparado, da igual si usas una pantalla de 3 metros, la de tu portátil o una simple servilleta.

Ahora sí: estás listo para empezar a crear diapositivas. Es el momento de convertir los garabatos y palabras sueltas que escribiste en papel en imágenes o textos que soporten tus palabras.

Aquí van unos consejos:

* Diseña una plantilla que dé coherencia a la presentación, con los elementos (texto e imágenes) colocados siempre en las mismas posiciones
* No uses cliparts: escoge siempre imágenes de alta resolución que queden bien incluso en pantallas enormes. Estas imágenes las puedes descargar de sitios gratuitos como Flickr o PhotoXpress o de sitios de pago como iStockPhoto o Shutterstock. Recuerda leer las licencias de las fotos para saber si tienes que poner créditos o no
* No todas las diapositivas tienen por qué contener imágenes: a veces una palabra es todo lo que necesitas
* Nunca escribas todo lo que vas a decir en tus diapositivas: la gente lee más rápido de lo que tú puedes hablar
* Usa preferentemente fuentes sans serif (Calibri, Gill Sans, etc), y sólo uno o dos tipos a lo largo de toda la presentación
* No pegues hojas de Excel, ni gráficos de Visio, ni diagramas de Project en las diapositivas: eso estará mejor en la documentación que suministres al final de tu exposición y que tu audiencia podrá llevarse y ojear con tranquilidad
* Usa las animaciones con moderación: tienen que servir para resaltar elementos y a favor de la historia, no para enseñar todas las posibilidades del software que uses

Si quieres saber más, no olvides visitar nuestro grupo en Slideshare (http://www.slideshare.net/group/prezentations) donde encontrarás las Presentaciones de nuestro seminario en Español e Inglés así como nuevas e inéditas presentaciones temáticas.